Il blog del CRM e del CRM Open Source

2. I primi passi con vTiger

Questa sezione consiste in una breve introduzione a vTiger orientata a chi, per la prima volta, accede al sistema. L’obiettivo è di fornire all’utilizzatore le conoscenze base per prendere familiarità con questo strumento, che di per se è comunque molto intuitivo.

Nel manuale associato a questa area vengono descritti i seguenti aspetti:

• Login al sistema: come si accede a vTiger attraverso il vostro browser

• Home Page: descrizione del contenuto della Home Page

• Modalità di Navigazione: illustra la top Area di vTiger, da cui è possibile accedere a tutte le principali funzioni di CRM.

• Mie Preferenze: area dedicata alle impostazioni personali su vTiger

• Funzioni di Ricerca: è illustrato il potente motore di ricerca di vTiger

• Privilegi di accesso: per iniziare l’utente di accesso a vTiger è di tipo amministratore, consente quindi di accedere a tutte le funzioni di CRM. Fin dai primi accessi a vTiger è utile sapere come sia possibile definite utenti appositamente creati per svolgere specifiche funzioni.

2.1. Login al CRM
L’utente deve inserire “Nome Utente” e “Password” per poter accedere al programma. Può inoltre scegliere il tema e/o la lingua, se consentito dall’amministratore di vTiger. Dopo aver inserito “Nome Utente” e “Password”, l’utente può premere <Enter>, o il tasto Sign in come illustrato in figura 2.1.

Figura 2.1.

Attenzione La maggior parte dei browser sono in grado di salvare i vostri “Nome Utente” e “Password” per velocizzare l’accesso al sistema. Per la sicurezza dei vostri dati, se non siete sicuri che altri non abbiano accesso al vostro computer, è consigliato non consentire al browser di salvare i vostri parametri di accesso . Questo vale a maggior ragione se state usando un notebook che può essere perso.

2.2. CRM Home Page

Il seguente capitolo spiegherà come personalizzare la Home Page di vTiger e come utilizzare le funzioni CRM.

Figura 2.2

La maggior parte dell’area della Home page, come illustrato al centro della Figura 2.2, mostra i blocchi riassuntivi delle più importanti informazioni di CRM. E’ possibile cambiare l’ordine di questi blocchi trascinandoli con il mouse nella posizione preferita (drag and drop). Il contenuto della vostra Home Page può essere modificato, come illustrato nel capitolo 2.4: Mie Preferenze.

Lista dei cruscotti principali e descrizione

Mie Aziende Principali:	Lista delle vostre migliori aziende. Il contenuto di questa lista è calcolato sommando tutte le opportunità aperte e collegate all’azienda.
Più importanti Opportunità Aperte:	Lista delle più importanti opportunità aperte.
Attività del mio Gruppo:	Lista delle Attività e altre entità di CRM che sono state assegnate al gruppo di utenti del quale tu sei membro.
Miei ticket:	Lista dei ticket (HelpDesk) assegnati a voi o ad un gruppo di cui fate parte.
Parametri Chiave:	In questo box trovate il numero complessivo dei record che rientrano nelle liste da voi create a titolo riassuntivo. Ad esempio, se avete creato una lista che si chiama “Lead caldi”, vi troverete in questo box il numero complessivo di questo tipo di Lead presenti su vTiger.
Miei Preventivi più importanti	Preventivi migliori, classificati sulla base dell’ammontare.
Miei Ordini di Vendita più importanti:	Vendite Migliori, classificate sulla base dell’ammontare.
Miei Ordini di Acquisto più importanti:	Ordini Migliori, classifica sulla base dell’ammontare.
Mie Principali Fatture Aperte	Fatture di Vendita aperte, classificate sulla base dell’ammontare.
Miei Nuovi Leads	Ultimi Lead creati
Attività pendenti e imminenti:	Attività imminenti e pendenti collegate al vostro calendario.
Miei FAQ Recenti	Collegamento alle ultime FAQ pubblicate sul vTiger
Importante	Tutti i dati immagazzinati nel vTiger devono avere un proprietario. Il proprietario è definito con “assegnato a”. Se create una nuovo record sarà assegnato a voi automaticamente a meno che, voi non lo assegniate a qualche altro utente di vTiger. Nella Home Page vengono visualizzati i dati relativi ai record di cui siete proprietario e non quelli assegnati agli altri utenti di vTiger.

Nell’area destra della Home Page è possibile vedere la lista delle Attività pendenti e imminenti ed il TAG CLOUD: entità di vTiger illustrate nei capitoli successivi.

2.3. Modalità di Navigazione

La “Top Area”, come illustrato nella figura 2.3, consente l’accesso a differenti funzioni:

Figura 2.3

Area di Login: in alto a destra questa area vi permette di accedere alle vostre preferenze di visualizzazione, di consultare l’help in linea e di effettuare il Logout da vTiger . A fianco della voce di menù Esci è esplicitato, tra parentesi l’utente di vTiger con il quale si è effettuato il login.

Area di navigazione: consente l’accesso a tutte le funzionalità CRM di vTiger.

Menù creazione veloce: per creare velocemente le entità CRM di vTiger (Lead, Contatti, Opportunità ecc.).

Cerca: qui potete cercare singole parole presenti all’interno del DataBase di vTiger.

Strumenti: consente l’accesso veloce al calendario, all’orologio, alla calcolatrice e ad altri strumenti di vTiger di cui, in generale, si fa un uso frequente.

2.4. Mie Preferenze

Come persentato nella tabella 2.4, quando si accede alla voce Mie Preferenze, si apre una finestra che permette di vedere e modificare le informazioni dell’utente e di impostare le proprie preferenze.

Tabella 2.4

CAMPI
Admin	Se il checkbox “Admin” è “on” l’utente ha privilegi di amministratore. Questo campo può essere cambiato solo dall’amministratore.
Ruolo e Login Utente	Questo campo rappresenta il ruolo assegnato e può essere cambiato solo dall’amministratore.
Ruolo e Login Utente: Stato	Questo campo mostra se un utente è attivo. Utenti inattivi non sono ammessi all’accesso di vTiger . Questo campo può essere modificato solo dall’amministratore.
Di Più Informazioni - Firma:	Questo definisce la firma che viene aggiunta nelle vostre email.
Di Più Informazioni – Riporta a:	Qui è definito il supervisore a voi assegnato.
Home Page Componenti:	Qui vengono visualizzate le informazioni CRM che sono mostrate nella Home Page dell’utente.
Tag Cloud	Questo tasto permette di tenere queste liste in vista o nascoste
Miei Gruppi:	Se l’utente è un membro di un gruppo è mostrata la lista dei membri.
Storia Login:	Riporta la storia degli accessi al vTiger da parte dei diversi utenti.

Ogni utente può definire e cambiare la propria password. Si consiglia di cambiare la password frequentemente.

Importante

“Nome Utente” e “Password” devono essere una combinazione di lettere maiuscole o minuscole e numeri. Si raccomanda di usare almeno 8 caratteri. L’uso di caratteri speciali (come ä, ö, ü, ß, % ecc.) non sono ammessi. Una buona password è per esempio “Dhe4K39b”. I “Nome Utente”, una volta creati, non possono essere cambiati, è comunque possibile creare un nuovo utente e trasferire tutti i dati al nuovo utente.

Selezionare il tasto [Edita] per modificare le vostre impostazioni.. Il tasto Vedi Controllo Utente funziona solo se l’amministratore di vTiger lo consente. Il comando e il contenuto dei blocchi raffigurati nella Home Page possono essere modificati per ciascun utente.
2.5. Funzioni di ricerca completa

L’Home Page fornisce una potente funzione di ricerca che permette di cercare nell’intero DataBase di vTiger. Si può cercare una singola parola inserendola nel campo di ricerca e premere il tasto [Cerca] come raffigurato in figura 2.5.

Figura 2.5

Nota Il carattere % può essere usato come “jolly” per la funzione di ricerca. Per esempio, per cercare due contatti come “Meyer” e “Mayer” è possibile digitare “M%yer”.

Menù veloce Il menù veloce della Home Page permette di creare velocemente un’entità del CRM.

2.6. Privilegi di Accesso

I privilegi di accesso associati all’utente utilizzato per accedere a vTiger sono definiti dall’amministratore. Ad un utente di vTiger possono essere assegnati i seguenti privilegi:

• Il permesso di usare determinati dati di CRM.

• Il permesso di vedere determinati dati di CRM.

• Il permesso di compilare o cambiare dati in determinati moduli di CRM.

• Il permesso di cancellare dati in determinati moduli di CRM.

• Il permesso di importare ed esportare dati in determinati moduli di CRM.

Per funzionare in modo ottimale vTiger necessita di essere configurato in base alle esigenze della vostra società. Ogni utente con privilegi di amministratore può modificare tutte le impostazioni di base di vTiger. Anche per gli utenti che non hanno i privilegi di amministratore esistono comunque molte funzioni che permettono di configurare le presentazioni dei dati senza cambiare l’assetto base di vTiger.

Il cuore di ogni vTiger è composto dai dati sui clienti. Prima di inserire i vostri clienti, per introdurre le informazioni in modo corretto, è indispensabile apprendere come si realizza il processo di vendita con vTiger; processo che verrà descritto nei capitoli successivi del manuale.

In prima battuta vi raccomandiamo di inserire i dati più importanti e aggiungere successivamente informazioni sempre più complete. Dopo l’inserimento dei vostri clienti avrete a disposizione un’ampia varietà di possibili funzioni CRM.

Come secondo passo, inserite i vostri prodotti e/o servizi offerti per poi andare a definire i listini.
Iniziate a comunicare con gli altri membri della vostra aziende utilizzando la condivisione delle attività tra utenti del CRM. Per saperne di più consultate i capitoli dedicati al Calendario e Attività.