Gestione delle trattative
Uno degli elementi meno monitorati da un punto di vista tecnologico nelle aziende è il processo di Offerta Commerciale. Con offerta commerciale non si intende il mero preventivo, che è una espressione economica di un processo commerciale che comincia molto prima della proposta economica. A ben guardare il processo di emissione di un preventivo rientra nel DNA dell’azienda, se non emetto preventivi non posso chiudere trattative e quindi sviluppare il mio business. Non ci interesse però, almeno per l’analisi che stiamo facendo scandagliare i meandri delle logiche e strategie aziendali, ci interesse avere un approccio pragmatico nei confronti del CRM. Quindi il vero nocciolo della questione è che le aziende gestiscono in modo estremamente caotico tutto il processo di offerta. Dalla richiesta di una quotazione o apertura di una trattativa alla loro chiusura. Immaginate di avere un sistema gestionale (ERP), caso in cui si trovano il 90% delle aziende italiane. Quando cominciate a processare il preventivo? quando viene “codificato” questo preventivo? la risposta è semplice quando questo preventivo diventa ordine. Quindi tutto quello che è stato prima non viene tracciato o meglio, viene si archiviato su sistemi come archivi elettronici o file system ma del tutto in modo scomposto. Una delle archiviazioni principali che tipicamente viene fatta è quella per anno o per cliente. Quindi entro nel 2008 > vedo il cliente ed il preventivo che è stato offerto.
Ora immaginate di essere un nuovo agente che subentra ad un altro o un direttore commerciale che deve calcolare la percentuale di conversione delle offerte per cliente o per singolo prodotto.
Le mani nei capelli se ne restano ancora….
Ecco quindi che il CRM interviene per fare una operazione molto semplice, archiviare in modo sistematico le offerte commerciali sia che siano preventivi, quindi possibilità di allegare offerte o crearle nel CRM, se esiste un preventivatore (consiglio in step 2 di progetto altrimenti i rischi di rigetto si alzano notevolmente). Se notate in ogni CRM che si rispetti le offerte sono un modulo a parte (tante volte sono inoltre divise le trattative dai preventivi) che si collega ai cliente o potenziale ma che permette una visione di insieme sia sulla scheda cliente che sulla scheda offerta. Quindi posso verificare per ogni offerta il suo stato, il suo ammontare, la sua percentuale di chiusura e i prodotti offerti e a quale prezzo. Posso quindi proseguire nella mia analisi risalendo al prodotto e al cliente.
Ecco che solo realizzando un obiettivo di questo tipo: archiviare e gestire in modo organizzato le offerte, l’azienda ottiene subito un grosso beneficio. I commerciali si rendono conto del lavoro svolto e si possono organizzare il lavoro, i responsabili commerciali hanno la possibilità di monitorare velocemente la situazione e intervenire con dei correttivi in tempi rapidi.
