Archivio mensile:Ottobre 2020

Come passare dalle funzioni ai Processi Aziendali in 6 fasi

Viviamo in un mondo in continuo cambiamento, dove le situazioni in cui le aziende si trovano ad operare non rimangono mai uguali nel tempo.

In particolare:

  • i canali tradizionali si saturano velocemente e ne emergono sempre di nuovi
  • grandi aziende invadono ogni settore (basti pensare a Google che diventa competitor dei principali car makers con le auto a guida autonoma)
  • i consumatori sono sempre più informati e infedeli
  • i fattori esterni, come il Covid-19, possono portare ad incertezze

Come uscire da queste situazioni? Occorre sperimentare modi diversi per portare avanti le attività che fino a ieri sono state gestite con modalità più tradizionali. In un mondo che cambia alla velocità della luce, saper innovare, e innovarsi, rimane l’unico modo per sopravvivere (Gaito, 2020).

 

La gestione per processi e il Business Process Management (BPM)

Uno degli ambiti di maggiore innovazione per le imprese è la digitalizzazione dei processi, che consente il passaggio da una tradizionale visione per funzioni ad un’organizzazione per processi.

Il focus delle aziende funzionali è orientato ai singoli reparti coinvolti in un determinato processo, piuttosto che al processo nel suo insieme ed al risultato a cui si giunge.

Si parla anche di silos dipartimentali che portano a processi complicati e farraginosi: in questi casi si finisce per prestare più attenzione agli interessi dei singoli dipartimenti che a quelli dell’azienda, rallentando inevitabilmente sviluppo e crescita.

L’approccio organizzativo basato sui processi consente il conseguimento di obiettivi di efficacia ed efficienza aziendale in termini di maggiore soddisfazione del cliente, riduzione dei costi e creazione di valore.

In questo ambito, il Business Process Management (BPM) è una disciplina che impiega diverse metodologie per definire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi di business.

Il BPM risulta perfetto per la fase di circoscrizione, monitoraggio e di dialogo con il management, per mettere in pratica invece a livello IT qualsiasi tipo di processo (sales, marketing, HR e molti altri) si ricorre a linguaggi standard e condivisi di rappresentazione del flusso come il BPMN (Business Process Management and Notation), motore presente a standard in soluzioni come vtenext CRM + BPMN.

I benefici principali nell’adottare una filosofia BPM e vtenext:

  • Aumento della produttività
  • Possibilità di tracciare tutte le attività migliorandole costantemente e individuando rapidamente eventuali colli di bottiglia
  • Automatizzazione delle attività ripetitive e macchinose, riducendo così il margine di errore e ottimizzando le risorse impiegate
  • Abbattimento dei silos comunicativi interni facilitando lo scambio di informazioni tra i vari reparti

 

Think big, start small

IL BPM combina metodi di gestione dei processi ampiamente collaudati e consolidati con tecnologie enterprise. Si tratta quindi di una vera e propria filosofia manageriale grazie alla quale si migliora non solo la produttività e le prestazioni aziendali ma anche l’agilità e la velocità di risposta ai cambiamenti.

Tuttavia, il raggiungimento di un livello magistrale di gestione dei processi non arriva “dall’oggi al domani” ma è un percorso lungo fatto di piccoli passi. 

Per questo il paradigma che spesso si utilizza è quello del “think big, start small”: innovazione ed apprendimento devono infatti guidare l’azienda in ottica di miglioramento continuo.

 

Come mappare i processi aziendali e comprendere il livello di maturità in 6 fasi

La crescente importanza del BPM ha portato alla realizzazione da parte di Gartner di un modello di maturità in 6 fasi che consente di comprendere dove una determinata azienda si trova nell’affrontare fattori critici di successo definiti in un framework di maturità BPM.

Esploriamo le 6 fasi:

  • Fase 0 – Riconosci le inefficienze operative: ci si rende conto che qualcosa non va, i processi impiegano troppo tempo, il turnover è alto, i clienti sono insoddisfatti.
  • Fase 1 – Diventa consapevole dei processi: si iniziano a documentare i processi, stabilendo le responsabilità ed identificando gli obiettivi di performance per ciascuno di essi.
  • Fase 2 – Stabilisci l’automazione e il controllo intra-processo: viene costruita una struttura gestionale di controllo e monitoraggio dei singoli processi, che verranno modificati dopo simulazioni di varie alternative e dopo aver raccolto dati utili alla presa di decisioni. È la fase dell’automazione delle attività.
  • Fase 3 – Stabilisci l’automazione e il controllo tra processi: si sposta il focus sull’intera organizzazione e ci si pone il problema di come integrare i processi nella catena del valore e come automatizzare la comunicazione tra di essi. L’obiettivo è riallineare i processi con la strategia di mercato.
  • Fase 4 – Definisci dashboard per il controllo a livello manageriale: i manager dispongono di cruscotti che consentono loro di monitorare in tempo reale gli andamenti, facendo analisi predittive ed analizzando i trend.
  • Fase 5: Creazione di una struttura aziendale agile: il cambiamento e l’innovazione sono completamente integrati nell’organizzazione che è in grado di gestirli e cogliere le opportunità. È l’impresa agile in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti di mercato rimodellando i processi interni.

(La gestione dei processi in azienda, Alessandro Sinibaldi – Franco Angeli)

Affidati all’esperienza di esperti per digitalizzare i tuoi processi con successo

Senza disegnare i passi necessari al raggiungimento di un’elevata maturità BPM, la strada sarà difficile e frustrante.

Il modello di maturità di Gartner fornisce infatti un punto di partenza per mappare il viaggio in anticipo e determinare il numero corretto di soste lungo il percorso verso la destinazione finale, che può essere o meno l’ultima fase.

Indubbiamente, dotarsi di tutti gli strumenti necessari, come quelli forniti da vtenext CRM + BPMN, e la consulenza di esperti per navigare con successo lo scenario attuale e diventare un’organizzazione agile, deve rimanere una delle principali priorità delle aziende.

Noi di CRMVillage negli anni abbiamo aiutanto aziende di ogni settore e dimensione, come Bosch e Vetrocar, a ditalizzare i propri processi aziendali. Compila il form, saremo felici di trovare insieme la soluzione più adatta alle tue esigenze.


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