Risorse Umane: come gestirle efficacemente grazie ai Processi

Gestire efficacemente le Risorse Umane va ben oltre l’assumere nuovi talenti. I professionisti delle Risorse Umane devono anche essere preparati a gestire una varietà di processi, tra cui formazione, compensi, benefits, registrazione delle presenze e delle ferie, relazioni con i dipendenti e valutazione delle prestazioni.

I processi chiave nella gestione delle Risorse Umane contribuiscono alla soddisfazione dei dipendenti e alla crescita del business e pertanto devono essere ben strutturati, specialmente in un periodo come quello attuale, dove non tutte le risorse sono tornate in ufficio e molti lavorano ancora in smart working.

In questo articolo, esploriamo due processi legati alle Risorse Umane e offriamo alcune informazioni su come tali processi potrebbero essere migliorati a vantaggio del tuo team, dei tuoi dipendenti e della tua azienda.

Perché i processi delle Risorse Umane sono importanti?

Facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire perché i processi all’interno delle Risorse Umane sono importanti:

  1. Più tempo disponibile da dedicare ad attività a maggiore priorità: processi efficaci permettono al team di dedicarsi ai dipendenti e a risolvere problemi più complessi.
  2. Maggiore flessibilità: se i processi sono definiti, coerenti e standardizzati è più semplice adattarli ai cambiamenti aziendali.
  3. Migliore engagement: un team che risponde in modo esauriente alle domande dei dipendenti, comunica in modo proattivo e risolve i problemi in modo tempestivo. Tutto ciò permette di migliorare l’engagement dei dipendenti che si sentono apprezzati dalla loro azienda.

Richieste per ferie, permessi, malattia e lavoro da remoto

I dipendenti inviano le richieste per assenze o lavoro da remoto e le Risorse Umane hanno il compito di tenerne traccia. La gestione manuale può essere tediosa e soggetta ad errori, specie quando il numero di dipendenti è elevato.

Queste richieste diventano molto più facili da tracciare quando vengono gestite in modo uniforme, attraverso processi standardizzati all’interno del CRM.

Grazie all’implementazione di tali processi, i dipendenti possono effettuare le proprie richieste in maniera semplice e veloce, anche tramite l’app mobile.
Il flusso prevede un’approvazione da parte del proprio superiore che può essere il proprio supervisore di area (team) oppure di ruolo, a seconda della durata del periodo richiesto (per esempio superiore a due giorni lavorativi).
Inoltre, il flusso informa automaticamente le persone coinvolte tramite sistemi di notifica ed occupa, nell’agenda del collaboratore di riferimento, gli slot relativi alle date ed orari richiesti.
Il collaboratore ha comunque la facoltà di annullare la richiesta in caso di necessità. Nel caso la richiesta avesse poco preavviso, il sistema la categorizzerebbe con una priorità differente.
Se la richiesta non viene approvata entro 15 giorni, un sollecito automatico viene inviato al supervisore. Qualora ci fosse un coordinatore tra il richiedente ed il superiore, la richiesta non approvata dal supervisore viene inviata al coordinatore che la può autorizzare direttamente.
All’interno del CRM possono essere inoltre definite delle tempistiche e regole per le richieste: per esempio, per i permessi fino a due ore di ritardo, per le ferie solo date future. Le malattie possono essere invece inserite anche in modo retroattivo. Se le ferie non dovessero essere approvate, l’utente riceverà una email di notifica.

Registrazione presenze

Ogni dipendente deve registrare le presenze in azienda, indicando le ore ordinarie, straordinarie, l’eventuale reperibilità, i progetti ai quali sta lavorando.

Molte aziende operano ancora attraverso fogli Excel che devono essere compilati settimanalmente o a fine mese.

Tuttavia, il rischio di perdere informazioni importanti è sempre dietro l’angolo. Attraverso l’automazione del processo di registrazione delle presenze, CRMVillage supporta le imprese nel tracciamento giornaliero delle stesse.

I dipendenti possono compilare le presenze, all’interno del CRM, attraverso un modulo precompilato ed una procedura guidata, in modo che non vi siano errori. Un popup ricorda ogni giorno la registrazione delle presenze e delle ore.

Il flusso viene eseguito 7 giorni su 7 ed è in grado di rilevare se si tratta di un giorno festivo o meno.

Nel caso di un giorno feriale viene generato un record automatico nel data base per tutti i collaboratori interni per la compilazione ordinaria delle ore, mentre nei giorni festivi vengono identificati gli operatori reperibili, generando solo per questi il relativo record.

In questo modo, il singolo utente non si deve preoccupare di creare alcun record: il sistema li crea in modo automatico. L’utente finale riceverà semplicemente una notifica di processo con le istruzioni per la compilazione.

Processo HR - Compilazione foglio presenza

Migliori processi per le Risorse Umane

Le Risorse Umane svolgono un ruolo fondamentale nel garantire il successo aziendale. Offrire a questi team gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere in modo efficace ed efficiente il loro lavoro è importante per qualunque azienda che voglia ottenere benefici concreti a livello della gestione del personale.

Migliorando i processi chiave delle Risorse Umane, sarà infatti possibile eliminare perdite di tempo, lavoro manuale e ridondanza, migliorando la velocità di risposta e migliorando l’ambiente di lavoro.

CRMVillage implementa soluzioni che semplificano e rendono più flessibili i processi delle Risorse Umane attraverso l’automazione e la standardizzazione degli stessi.

 

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